Organiser un séminaire à Lyon avec brio

Terre d’accueil de nombreux évènements et d’une activité économique riche, Lyon se positionne comme la 1^ère ville française attractive pour sa qualité de vie (classement établi par The Economist) et la région Auvergne-Rhône-Alpes comme la 2^ème région touristique de France. La ville a aussi été élue « Capitale européenne du tourisme intelligent » en 2019 pour ses innovations en matières d’accessibilité, de durabilité, de numérisation et d’héritage culturel. La diversité de son offre hôtelière et la renommée internationale de sa gastronomie en font une ville de choix pour y organiser votre séminaire ou autre événement professionnel.

Si vous êtes en charge de l’organisation d’un séminaire d’entreprise sur Lyon, nous vous délivrons nos meilleurs astuces, étape par étape, pour réaliser votre évènement professionnel comme un(e) chef(fe) !

Avant le séminaire

Définir les objectifs du séminaire

Séminaire commercial, séminaire d’intégration, séminaire de cohésion ou de motivation, séminaire de formation et séminaire de direction ont des objectifs très différents. Afin de pouvoir déterminer le temps et le budget attribués au séminaire, il est primordial d’identifier les objectifs de celui-ci.

Choisir des dates

Qu’il s’agisse d’un séminaire d’une journée ou d’une semaine, il convient de fixer des dates et horaires afin de pouvoir organiser votre événement. Pour faciliter cette étape, récoltez les disponibilités des participants via Doodle par exemple ! Aussi, n’oubliez pas de prendre en compte les vacances scolaires et les jours fériés en France  et dans le monde (pour un séminaire international) lorsque vous cherchez une date pour votre séminaire.

Identifier les participants

Une étape cruciale puisque le lieu que vous réserverez et les activités team building que vous organiserez pourront être complètement différents selon qu’il y ait 30 ou 300 participants. Définissez donc très tôt dans l’organisation le nombre d’invités !

Déterminer le budget

Globalement ou par personne, il est nécessaire que vous sachiez quelle enveloppe est disponible pour organiser votre séminaire. Cela vous permettra de faire vos choix en termes de lieu de réception, d’hôtels s’il y a, de restauration et d’activités team-building.

Choisir le lieu

1) Sélectionner le quartier

Vaste programme et enjeu majeur de votre séminaire. Le choix du lieu mais aussi du quartier dans lequel il se situe peut tout changer. En effet, selon que votre séminaire dure un ou plusieurs jours, vous n’aurez pas les mêmes besoins et envies.

Lyon regorge de salles de réunion et autres espaces de réception évènementiels. En ville, vous trouverez plus facilement des lieux tels que des appartements ou des lofts. En vous éloignant quelque peu du centre-ville, vous trouverez des châteaux, domaines, bastides de caractère et lieux atypiques en intérieur comme en extérieur pour accueillir votre séminaire !

Les différents quartiers lyonnais vous offrent une multitude d’ambiances :

• Votre séminaire aux Terreaux ou en Presqu’île :

Réels poumons de Lyon, ces quartiers situés en centre-ville attirent nombre de touristes et visiteurs. Les grandes places et les appartements aux architectures haussmanniennes indémodables donneront à votre séminaire une allure chic et sophistiquée.

• Votre séminaire à la Confluence :

Au confluent du Rhône et de la Saône et à 2 pas de la gare de Perrache, la Confluence est le quartier moderne par excellence. Ce pôle tertiaire tourné vers l’innovation est aussi un secteur qui héberge de nombreuses activités culturelles, du musée des Confluences à la Sucrière et offre des étendues extérieures, bien que limitées.

• Votre séminaire à Perrache :

Entre la Confluence et la Presqu’île, le quartier historique de Perrache est réputé pour sa fameuse gare. Ses nombreux hôtels ainsi que sa proximité avec l’axe autoroutier en font un lieu de choix pour l’organisation de vos séminaires.

• Votre séminaire à la Part-Dieu :

Célèbre pour sa gare et son centre-commercial, c’est le quartier des affaires de Lyon.

• Votre séminaire dans le Vieux Lyon :

Les étroites rues pavées et le charme Renaissance historique des quartiers Saint-Georges, Saint-Jean et Saint-Paul – qui constituent le Vieux Lyon – offrent de nombreux sites historiques incontournables et une plongée hors du temps. Le Vieux-Lyon est également connu pour ses traboules, une idée de visite originale !

• Votre séminaire à Fourvière :

Ce quartier, dont la cathédrale attire les foules, permet de prendre de la hauteur et de bénéficier de vues panoramiques sur la ville de Lyon du haut de sa colline.

• Votre séminaire à Croix-Rousse :

Côté pentes ou côté plateau, le « quartier de la soie » est un quartier animé au charme historique et atypique, où bon nombre de boutiques artisanales et marchés de rue se côtoient. Les appartements Croix-Roussiens, qui hébergeaient par le passé les métiers à tisser des Canuts sont réputés pour leur hauteur hors-norme et en font des lieux de séminaire originaux.

• Votre séminaire à Tête d’Or :

Ce quartier vert et dynamique abrite le fameux Parc de la Tête d’Or et la Cité internationale qui accueille toute l’année de nombreux évènements. Le Palais des Congrès, le casino et le Musée d’Art Contemporain attirent aussi de multiples visiteurs et proposent des espaces de séminaire idéaux.

• Votre séminaire à Gerland :

Situé au sud de la ville, ce quartier accueille de nombreuses activités économiques ainsi qu’un parc très récent. C’est à Gerland que sont situés l’ancien stade de l’Olympique Lyonnais – futur stade du LOU Rugby – le Palais des Sports et la Halle Tony Garnier. Moderne et aéré, ce quartier fait face à la Confluence.

• Votre séminaire à Jean Macé / Guillotière :

À deux pas du centre-ville de Lyon, les quartiers Jean Macé et Guillotière sont parmi les plus animés de la ville. Vous y trouverez de nombreux commerces de proximité dans une ambiance muticulturelle.

• Votre séminaire à Vaise :

C’est un peu le second quartier d’affaires de Lyon, situé au nord-ouest de la ville. Ce quartier dynamique abrite de nombreuses entreprises et une riche activité commerciale. Il est également très bien desservi, par les bus mais également les TER.

Si vous préférez le bon air de la campagne, certaines communes en périphérie de Lyon peuvent vous offrir de larges espaces et des lieux de séminaire atypiques :

• Votre séminaire à Saint-Genis-Laval :

À seulement 8 kilomètres de Lyon, Saint-Genis-Laval est desservie par de multiples lignes de transports au commun depuis Lyon. Ses 3 zones d’activité et ses commerces de proximité en font une ville dynamique, où l’on trouve aussi de nombreux espaces verts. De beaux lieux de séminaire sont présents dans cette commune.

• Votre séminaire à Sainte-Foy-Lès-Lyon :

Le cadre vert et calme de cette commune, située aux portes de Lyon, attire de nombreuses entreprises. La ville bénéficie d’endroits atypiques pour les séminaires professionnels et d’une vue saisissante sur Lyon par certains endroits.

• Votre séminaire à Brignais :

À quelques 13 kilomètres de Confluence, cette petite ville au charme authentique offre de larges espaces dans la quiétude de la campagne. Elle est desservie par les TER et les cars du Rhône.

• Votre séminaire à Oullins :

À 8 kilomètres au sud de la Presqu’île lyonnaise, Oullins est une ville dynamique très bien desservie par les transports en commun, où se mêlent modernité et tradition.

• Votre séminaire à Chaponost :

Située à 20 minutes de Lyon, cette ville verte bénéficie d’un vrai dynamisme économique – avec pas moins de 6 parcs d’activité – dans un cadre vert où se mêlent parcs et grands espaces naturels. Chaponost est desservie par le réseau de TCL ainsi que par les TER.

• Votre séminaire à Francheville :

L’une des villes les plus arborées de la métropole lyonnaise, qui marie à la perfection les espaces naturels et urbains. A 10 kilomètres de Confluence, Francheville attire les amoureux de la nature en quête de balades et de randonnées.

• Votre séminaire à Pierre-Bénite :

À 6 kilomètres au sud de Lyon, Pierre-Bénite réussit le pari de réunir les atouts de la campagne et ceux de la ville tout en étant desservie par de nombreuses lignes de bus et par les TER.

2) Penser à l’accessibilité

Pour bien choisir votre lieu de séminaire, assurez-vous qu’il soit accessible facilement pour l’ensemble de vos participants. Vos collaborateurs ou invités viennent-ils en voiture, avion, train, transport en commun ? Notez que le large réseau de Transports en Commun Lyonnais (TCL) dessert Lyon intra-muros et les communes de la métropole (Grand Lyon), et que Lyon bénéficie de nombreux services de taxis et d’une pluralité de moyens de déplacement.

3) Définir vos besoins techniques

Enfin, identifiez vos besoins en termes de matériel et salles de réunion, et renseignez-vous sur le matériel mis à disposition dans les différents lieux que vous aurez présélectionnés.

Vérifiez si la salle (ou les salles de réunion) possède les équipements suivants, selon vos besoins :

• Vidéoprojecteur
• Ecran
• Système de visioconférence
• Système audio
• Câbles
• Paperboard ou tableaux
• Stylos et marqueurs pour tableaux

Organiser la logistique

Le lieu est réservé, il vous reste à prévoir la logistique de l’évènement, afin que chacun arrive à bon port !

Vos collaborateurs arrivent en voiture ? Fournissez-leur un itinéraire conseillé depuis l’autoroute. S’ils arrivent en avion ou en train, pensez à réserver des taxis ou à leur donner des indications concernant les transports en commun. Notez que l’aéroport Saint-Exupéry est desservi par la navette RhônExpress, qui le relie à Lyon en moins de 30 minutes. Pour les horaires détaillés et le plan d’accès à la station, c’est ici.

Si votre séminaire est international et que vous êtes en charge de la réservation des billets d’avion des participants, veillez à faire venir vos collaborateurs internationaux la veille du premier jour de séminaire.

Prévoir un hébergement

Votre séminaire se tient sur plusieurs jours, ou les participants viennent d’autres villes voire d’autres pays ? Il faudra vous assurer qu’ils bénéficient d’un hébergement durant la durée de leur séjour. Évitez-leur les temps de transport à rallonge le matin et le soir en réservant un hôtel proche du lieu de séminaire. Ils vous en seront reconnaissants !

Définir le déroulé des journées

Pour organiser avec brio votre séminaire, prévoyez les agendas de chaque journée et essayez autant que se peut d’avoir un fil conducteur. Ainsi vous ne perdrez aucun des participants en cours de route, et aurez une plus grande implication de la part des participants.

Donner une thématique au séminaire : le fil conducteur 

Pour un séminaire vraiment différent, vous pouvez choisir une thématique, qui sera le fil rouge de votre évènement. Bien-être, sport, local, éco-responsable… Inspirez-vous de nos idées de thèmes/d’animations pour des séminaires originaux ou alors réfléchissez aux valeurs ou missions de votre entreprise et capitalisez dessus pour définir un thème !

Bien choisir votre Traiteur

Si le lieu retenu ne propose pas de restauration sur site, ou si celle-ci ne vous convient pas, n’hésitez pas à faire appel à un Traiteur spécialiste en séminaire d’entreprise.

Les séminaires peuvent paraître interminables pour les participants… Il leur est essentiel de recharger les batteries pour rester efficaces et engagés, et de partager des moments conviviaux autour d’un bon repas !

Petit-déjeuner, déjeuner, dîner et pauses doivent ponctuer les journées de votre séminaire. Afin de prévoir une solution de restauration qui satisfasse tout un chacun, nous vous conseillons de vous renseigner sur les préférences alimentaires des invités, leurs éventuelles allergies ou intolérances. Utilisez notre outil pour garder vos informations à portée de main ! Pensez également aux possibles restrictions et pratiques alimentaires de vos collaborateurs et informez-en votre Traiteur, qui vous proposera des menus adaptés.

Enfin, expliquez au Traiteur le déroulé de votre agenda, le temps disponible pour chaque moment de restauration, et les espaces consacrés à ceux-ci. Si possible, visitez les lieux avec lui, ou donnez-lui un contact parmi l’équipe du lieu afin qu’il puisse évaluer par lui-même les besoins.

• Un petit-déjeuner pour bien débuter la journée !

Viennoiseries et mini cake artisanaux ou encore brochettes de fruits frais permettront à chacun de démarrer du bon pied et dans la bonne humeur ! Vous souhaitez revisiter la routine matinale de vos collaborateurs et les surprendre ? Alors, pourquoi ne pas leur proposer de délicieux fromages affinés et charcuteries artisanales ? Un petit-déjeuner original qui ravira à coup sûr tous les fins gourmets !

• Un cocktail ou un buffet pour vos déjeuners !

Pour votre restauration du midi, privilégiez le cocktail déjeunatoire. Un repas à la fois prestigieux et pratique à consommer, qui permet de riches interactions entre les collaborateurs… Effet « wahou » garanti !

Si le lieu s’y prête (espace, table, chaises pour déjeuner assis), optez pour le buffet, format plus convivial il permettra aux participants d’échanger dans une ambiance détendue. Les buffets portionnés ont l’avantage d’être pratiques car ils peuvent se déguster debout.

Si votre réunion empiète sur votre déjeuner, pourquoi ne pas commander des plateaux-repas ? Ils offrent l’avantage d’allier gain de temps, praticité et équilibre tout en offrant une palette de saveurs.

• Des pauses gourmandes pour recharger les batteries !

Pour éviter que les participants ne perdent le fil – voire pire, ne s’endorment ! – veillez à prévoir des pauses au cours de la journée afin que chacun reste éveillé ! En matinée, vers 11h, dans l’après-midi, dès 16h. Pauses café, Cafés gourmands, Pauses sucrées… Votre Traiteur peut vous proposer différent format !

• Un dîner savoureux et détendu !

Les participants au séminaire auront très certainement envie de se détendre et de décompresser après une longue journée de réunion… Autour d’un buffet assis ou d’un cocktail dînatoire, tout le monde pourra échanger en toute décontraction ! Pour une soirée réussie, privilégiez les plats légers, aux saveurs variées ! Associez-y une animation culinaire, pour dynamiser votre soirée et lui donner un caractère original et différent des traditionnelles soirées d’entreprise !

Enfin, difficile de passer à côté du patrimoine culinaire dont dispose Lyon. Les participants viennent de loin ? Faites-leur découvrir la richesse de la gastronomie lyonnaise comme la cervelle de canuts, les quenelles ou encore les tartes aux pralines… ! Demandez à votre Traiteur sur Lyon de vous concocter des buffets, cocktails et plateaux-repas 100% « gones » !

Votre Traiteur saura vous conseiller en termes de quantités et de menus pour vous apporter une solution sur-mesure, à l’image de votre séminaire.

Prévoir des boissons à tout instant de la journée 

Le matin, pour le petit-déjeuner, les incontournables thé et café doivent être au rendez-vous, mais aussi les jus de fruits. Pourquoi ne pas en profiter pour proposer des smoothies de fruits frais ? Votre Traiteur peut vous proposer de belles recettes de saison, demandez-lui !

Pour le repas du midi, prévoyez en quantité de l’eau plate et/ou gazeuse, et inspirez-vous de nos idées de boissons à servir lors d’un buffet ! Bien sur, qui dit fin de repas, dit café et thé !

Tout au long de la journée, veillez à ce que des bouteilles d’eau soient disponibles afin que les participants puissent s’hydrater. Elles peuvent être incluses dans la location du lieu de séminaire, pensez à le demander au prestataire qui gère votre réservation.

Pour le dîner, en plus des boissons softs, proposez du Vin ou de la bière, si votre entreprise le permet. Vous avez choisi le format Buffet ou Cocktail dinatoire ? Accompagnez-le d’un bar à Mocktails ! Cette animation tendance permettra à chacun de réaliser ses propres cocktails sans alcool sur la base d’ingrédients mis à sa disposition !

Organiser des animations pendant votre séminaire  

Team building, animations et autres activités viendront insuffler du dynamisme à vos longues journées de séminaire. Ces moments de détente permettront à vos participants de se changer les idées et de partager un instant ludique tout en renforçant la cohésion du groupe.

Les animations culinaires axées sur la gastronomie lyonnaise sont idéales pour faire découvrir à vos invités internationaux la richesse des mets locaux d’une façon aussi ludique que délicieuse ! Par exemple, vous pouvez tester les papilles des participants en optant pour une animation « blind-test », au cours de laquelle les invités devront deviner ce qu’ils goûtent les yeux bandés !

Les animations artistiques et sportives offriront à vos collaborateurs un moment de détente.

Quant aux animations culturelles, elles permettront à vos collaborateurs de découvrir l’histoire de la ville de Lyon.

Envoyer les invitations  

On ne rappelle pas l’importance de soigner ses invitations. C’est le premier et parfois seul élément qui donne le ton et l’objectif de votre séminaire. Les informations doivent être claires et compréhensibles par tous et le design aussi soigné que possible. Nous vous conseillons de rédiger une invitation courte et attrayante, et de la faire suivre par un email explicatif contenant notamment les détails logistiques. Si les participants viennent des 4 coins de la planète, pensez à rédiger aussi votre invitation en anglais. Donnez une date butoir de réponse, et relancez les participants avant le séminaire si besoin.

Le jour J

Vérifier les lieux  

Arrivez en avance et assurez-vous que le matériel dont vous avez besoin soit à disposition dans l’espace que vous aurez loué et que vous ne manquez de rien.  Vérifiez qu’un balisage ait été mis en place pour trouver le point de rencontre et de lancement de votre séminaire si besoin !

Accueillir les invités   

Il peut être déroutant de ne pas être accueilli, surtout lorsque l’on arrive dans un lieu que l’on ne connaît pas. Par conséquent, il est important de mettre en confiance vos invités. L’accueil joue un rôle-clé dans la réussite de votre évènement et donne le ton du début de votre séminaire. Soyez disponible, ainsi que le personnel du lieu loué, afin d’accueillir chaleureusement vos collaborateurs.

Accueillir les prestataires

L’accueil de votre prestataire joue un rôle majeur dans la relation de confiance que vous entretenez avec lui. Il vous permet de vous assurer une efficacité optimale le jour J en cas de changement de programme dû à un retard sur votre agenda, ou un changement de lieu de réception. Si un changement devait survenir, n’hésitez pas à le tenir informé au plus tôt, afin de bénéficier de ses conseils pour les ajustements nécessaires.

Après le séminaire

Rédiger le compte-rendu  

Capturez les grandes lignes du séminaire : objectifs majeurs, décisions prises, résultats atteints… Communiquez ce compte-rendu synthétique aux principaux acteurs du séminaire (conférenciers, management etc.).

Remercier et sonder les participants

Envoyez un mail de remerciement à toutes les personnes qui ont pris part au séminaire. Un petit geste qui marquera les esprits et témoignera de votre implication dans la satisfaction de chacun ! Insérez une ou deux photos (de groupe) que vous aurez prise durant le séminaire, pour donner un souvenir concret à chacun !

Enfin, pour pouvoir analyser les retombées du séminaire que vous avez organisé, pensez aux formulaires de satisfaction. N’hésitez pas à sonder les participants via Google Form par exemple. Leurs retours seront de précieux indicateurs quant aux éléments qui ont plu aux invités et les points à améliorer. De plus, ils vous guideront dans vos futures organisations de séminaires. Vous pourrez, enfin, savoir si les objectifs du séminaire ont été atteints pour chacun, en posant les questions pertinentes à ce sujet.

Débriefer vos prestataires

Partagez de façon succincte les éléments de débrief sur l’organisation et l’exécution des différentes tâches des prestataires :

• Le lieu ;
• Le traiteur ;
• Les prestataires d’animations, etc.

Indiquez ce qui a bien marché et ce qui a moins bien fonctionné. Ainsi  vous pourrez veiller, lors de votre prochain évènement, à assurer une réussite totale.

Vous l’aurez compris, la région lyonnaise est idéale pour organiser votre séminaire d’entreprise ! Vous cherchez un Traiteur sur Lyon dans le cadre de votre évènement professionnel ? N’hésitez pas à nous contacter pour un accompagnement sur-mesure !