Exceller dans l’art d’organiser un évènement professionnel

Vous êtes en charge de l’organisation d’un événement professionnel et souhaitez marquer les esprits ? Cet article est fait pour vous !

Conventions, séminaires, colloques, teambuilding, inaugurations, anniversaires et autres réunions occupent une partie importante de nos emplois du temps. Si bien qu’à la longue, les évènements d’entreprise se suivent et… se ressemblent tous ! Alors, comment faire la différence et créer de la valeur avec des idées facilement réalisables ? Nous vous livrons tous nos petits secrets qui feront de vous LA référence en matière d’organisation d’évènements !

Opter pour un lieu adapté à votre événement professionnel

Que l’évènement se tienne au sein de vos locaux ou hors-les-murs, l’espace de réception doit avoir une capacité suffisante pour accueillir le nombre total de participants. Pensez également à vous renseigner sur les fonctionnalités et le matériel mis à disposition : climatisation lors de fortes chaleurs, chauffage en hiver, présence d’un vidéoprojecteur avec écran, prises de courant…  Demandez la liste exhaustive des équipements afin de comparer et de la transmettre aux autres protagonistes.

Un lieu adapté c’est aussi un lieu facile d’accès pour tous : parking, transports en commun… Identifiez vos besoins !

Choisir les bons prestataires

Cela peut paraître évident mais c’est essentiel car votre choix de prestataire contribue majoritairement à la réussite de votre évènement ! Un bon prestataire est un prestataire auquel vous faites confiance. C’est aussi celui qui sait écouter et comprendre vos besoins pour vous proposer des solutions adaptées voire sur-mesure.

Côté traiteur : choisir un traiteur évènementiel spécialisé dans l’organisation d’évènements d’entreprise, c’est la garantie de marquer les esprits et de satisfaire vos collaborateurs tout en vous simplifiant la vie ! Découvrez nos recommandations pour choisir votre traiteur  !

Et pour dynamiser votre évènement, rien de tel que d’organiser une animation !

Soigner l’invitation à votre événement professionnel

Que vous choisissiez de réaliser vos invitations par mail ou par une méthode plus traditionnelle comme le courrier ou le carton, une invitation soignée sera percutante et attractive.

Assurez-vous que les informations présentes dans votre invitation soient complètes : date, horaires, lieu, ordre du jour, programme et thème s’il y a. En ayant le maximum d’informations possibles sur votre évènement, les participants sauront à quoi s’attendre et cela évitera les allers et retours de questionnements.

Aussi, vous pouvez choisir d’intégrer un itinéraire ou une carte d’accès au lieu de réception dans votre invitation, afin de faciliter la venue de chacun.

Une invitation soignée, c’est aussi une invitation sans fautes d’orthographe et dont la forme est aussi bien pensée que le fond ! Vous pouvez par exemple, dans le cadre d’un évènement à thème, proposer une invitation qui rappelle le thème en question.

Enfin, pensez à demander une réponse à vos invités quant à leur participation, ou non, à votre évènement et avant une date limite.

En panne d’inspiration pour créer une invitation digne de ce nom ? L’outil gratuit Canva propose un large choix de modèles d’invitations personnalisables.

Et après ?

Vos invités sont retournés à leurs moutons et l’évènement est terminé. L’heure est aux retours sur la réussite de votre évènement !

Envoyer un mail de remerciement

Un petit geste pour un grand impact. Rappelez-vous la dernière fois que l’on vous a remerciée, pour une raison X ou Y. Vous en avez très certainement retiré de la joie, un sourire, des sentiments très positifs. Remercier les convives d’avoir pris le temps de participer à votre évènement dénotera votre implication dans leur satisfaction et votre reconnaissance à leur égard.

Sonder les participants

Vos invités sont-ils satisfaits de l’évènement ? Pour le savoir, demandez-leur de s’exprimer en répondant à quelques questions envoyées par mail sous forme de sondage. Vous pouvez aussi choisir Google Form pour créer votre sondage. Les bénéfices sont multiples : vos convives auront le sentiment d’être écoutés et de pouvoir donner leur avis.

Si l’évènement n’a pas plu, vous saurez pourquoi. Les retours de vos participants seront de précieuses pistes d’amélioration dans l’organisation de vos évènements professionnels futurs.

L’évènement a plu ? Vous n’avez plus qu’à vous féliciter d’avoir fait les meilleurs choix pour la réussite de votre événement professionnel ! Vous saurez aussi ce qui a particulièrement bien été perçu, et pourrez capitaliser sur ces apprentissages lors d’un prochain évènement !

A vous de jouer pour faire la différence lors de votre prochain événement professionnel !

Eatcetera vous accompagne dans la réussite de tous vos évènements d’entreprise : du petit-déjeuner d’équipe au cocktail  d’envergure !