Demande de devis à un traiteur : quelles informations fournir ? | Eatcetera

Demande de devis à un traiteur : quelles informations fournir ?

par | Avr 1, 2020 | Organiser un évènement

Ca y est, vous avez la date, la liste des invités et le lieu qui accueillera votre évènement ! Vous avez peut-être choisi d’organiser un buffet, un cocktail, un petit-déjeuner, une pause ou de commander des plateaux-repas pour régaler vos convives. Pour que votre traiteur vous propose un devis et un menu parfaitement adaptés à votre évènement, il est important de lui donner tous les renseignements nécessaires.

Ainsi vous gagnerez un temps précieux pour recevoir un devis optimisé dès vos premiers échanges. Pour vous y aider, nous avons regroupé toutes les informations à fournir à votre traiteur concernant votre évènement :

Votre budget

C’est toujours délicat de parler d’argent, mais si vous le connaissez, le budget dot vous disposez est un élément clef à communiquer à votre traiteur. En effet, celui-ci pourra dès vos premiers échanges vous indiquer le meilleur format de prestation ou type de menu à privilégier selon votre enveloppe. Une prestation de cocktail livré ne coûte pas du tout le même prix qu’un buffet chaud avec service et boissons par exemple.

Sachez qu’il n’y a pas de « bon » ou « mauvais » budget, et que donner une fourchette globale (ou par personne) permet à votre traiteur de construire de façon intelligente la proposition de son devis afin de vous servir du mieux possible, et de vous accompagner de façon pertinente.

La date, le lieu et l’horaire de l’événement

Précisez à votre traiteur le contexte et l’objectif de votre évènement (réunion interne, réception client, séminaire d’entreprise), ainsi que l’heure de début et de fin prévue pour son intervention (8h début d’évènement, 11h pause-café, midi déjeuner, 18h apéritif etc.). Ces indications permettront à votre traiteur de comprendre l’état d’esprit de votre évènement et de débuter une réflexion sur le meilleur produit à vous proposer.

Spécifiez aussi à votre traiteur le lieu où se tiendra sa prestation (dans vos locaux ? une salle de réunion ? un hall ? un lieu loué pour l’occasion ?) car cela pourra avoir une (grande) influence sur le matériel ou mobilier potentiellement nécessaire.

Le type et le nombre de convives, élément clef du devis de votre traiteur

Pensez à informer votre traiteur des profils des personnes participant à votre évènement : clients VIP ? Collaborateurs ? Autre ? Cela jouera un rôle déterminant dans le type de menu proposé. De même, le nombre de ceux-ci impactera la variété des mets proposés.

Le menu

Allergies, intolérances, végétarisme… Rien ne doit être laissé au hasard pour assurer le succès de votre évènement et de sa partie restauration. Renseignez-vous sur les éventuels régimes alimentaires particuliers de vos convives et informez-en votre traiteur en amont afin qu’il puisse vous proposer le menu idéal.

Cocktail ? Buffet froid ? Buffet chaud ? Portionné ou à partager ? Si vous avez prévu un repas debout, privilégiez le cocktail ou le buffet portionné. Pour un repas assis, le buffet à partager est la solution la plus adaptée. Indiquez donc à votre traiteur lyonnais l’agencement de l’espace dédié à sa prestation.

Notez que la saison hivernale se prête davantage à des mets chauds. Il peut ainsi être intéressant de lui demander d’inclure au moins une pièce chaude dans son menu.

Les boissons

Point important pendant la dégustation, il faut veiller à ne pas manquer de boissons et proposer une variété suffisamment large pour satisfaire tout le monde. Votre traiteur lyonnais vous conseille et vous propose des solutions adaptées. Si vous préférez apporter et consommer vos propres boissons et le charger du service de vos bouteilles, demandez-lui s’il pratique le droit de bouchon. Informez-le de vos préférences et éventuellement de la réglementation de votre entreprise en termes de consommation d’alcool s’il y a lieu.

Le service, une option qui peut faire partie de devis de votre traiteur

Avez-vous besoin que le traiteur se charge du service complet (dressage, service, débarrassage) de votre évènement ? Si oui, informez-le et communiquez-lui la durée nécessaire de sa présence. Des majorations légales de tarif peuvent s’appliquer dans le devis de votre traiteur en cas de prestation après 22h ou le week-end (dimanche notamment).

Le matériel

Afin d’assurer une prestation de qualité, et de vus éviter les mauvaises surprises, identifiez vos besoins en matériel :

  • Le lieu où sera dressé votre repas offre-t-il suffisamment de mobilier ? Pour un buffet ou cocktail, il faut, par exemple, compter environ une table de buffet pour 15 à 20 personnes, hors boissons. Si vous avez opté pour un cocktail, et que votre groupe compte plus de 50 invités, pensez à prévoir des mange-debout (à raison d’un pour 20 personnes). Vous ne disposez pas d’un tel matériel ? Demandez au traiteur de le prévoir, c’est son métier !
  • Votre évènement est-il plutôt décontracté ou au contraire prestigieux/officiel ? Dans le deuxième cas, vous aurez sans doute envie que les tables où se dressera votre repas soient nappées, et que les mets soient servis dans une vaisselle non jetable… C’est le cas en particulier de la verrerie, qui joue un rôle majeur dans le rendu de votre évènement !

Voilà, vous avez maintenant la liste des principales informations à fournir à votre traiteur lors de vos demandes de devis ! Finis, les pertes de temps et les allers et retours qui n’en finissent plus. A vous le gain de temps et les propositions sur-mesure faciles à comparer entre elles !

Un évènement approche ? Contactez-nous dès à présent pour un devis rapide ! Ensemble, nous étudierons votre projet pour répondre à vos besoins. Votre traiteur entreprise à Lyon vous accompagne dans la réussite de votre évènement !

Bien plus qu'une histoire de goûts...

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